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(Meldungen und Projekte im Rückblick)
E-Government
E-Governance und Budget
Der Bürger wird in Zukunft die entscheidende Rolle spielen und die Art sowie die Struktur der Dienstleistung bestimmen, welche er für sich nutzbar machen möchte. Der Bürger ist in Anbetracht des demografischen Wandels "die wichtigste Ressource" der Kommune.
Interesse wecken, präsentieren, überzeugen - ein langer Weg
Ein Stadtportal unter www. stadtname. de ist Teil der von der Informationstechnologie gestützten Verwaltung. Der Begriff – oder die Aufgabe – "Stadtportal" als Bestandteil von Electronic-Government umfasst äußerst komplexe Zusammenhänge. Mit E-Government eröffnet sich ein bisher unbekanntes Potenzial für Dienstleistungsorientierung, Bürgerbeteiligung, Produktivität und Wirtschaftlichkeit im öffentlichen Sektor.
Bei der anstehenden Umsetzung werden eine Reihe von Veränderungsprozessen innerhalb der Verwaltung und weit darüber hinaus stattfinden. Um den gegenwärtigen Anforderungen gerecht zu werden, um die erforderlichen Investitionen zu sichern, die mit der Forderung von E-Government verknüpft sind, müssen die Verantwortlichen handeln. Tun sie dies nicht, steht ernsthaft zu befürchten, dass es zukünftig nicht mehr möglich sein wird, eine aktiv gestaltende Rolle zu halten oder auszubauen. Darüber herrscht Einigkeit, was durch viele Quellen belegt werden kann.Vielerorts wird bereits gehandelt, teilweise sogar schon recht lange - aber es wird noch nicht überall gehandelt.
Zur Umsetzung von E-Government-Projekten ist ein schlüssiges, aber flexibles Konzept zu entwickeln, welches die anstehenden Aufgaben innerhalb des Projekts E-Government strukturiert. Dazu ist ein Change Management einzusetzen, welches unter anderem mit allen Beteiligten den Bestand der Ressourcen wie Hardware, Software, Stand der eigenen Entwicklungen, Mitarbeiterwissen, finanzielle Möglichkeiten usw. recherchiert. Im Anschluss daran müssen die notwendigen Projektinstanzen gebildet und die Projektaufgaben verteilt werden. Dabei sollte das "Wie" der Umsetzung immer im Auge behalten werden.
Allgemeine Machbarkeitsstudie
Eine von uns erstellte Studie zu diesem Thema liegt vor. Des Weiteren ist eine Präsentation verfügbar, die auf der Studie basiert. In dieser Präsentation ist ein interaktives Tool zur Bestimmung des Handlungsportfolios integriert.
Die entscheidenden Argumente:
- Kostenersparnis für die Kommune
- von der Wirtschaft neu definierte Standortfaktoren erfordern neue Anstrengungen
- Erwartungen der Bürger
- Erwartungen der Unternehmen (Sicherung des Standorts)
- Erwartungen der Gäste
- Erwartungen der Käufer/Kunden
- Verbesserung des Verhältnisses Amt/Bürger, dadurch höhere politische Akzeptanz beim Bürger
- Optimierung der Arbeitsabläufe innerhalb der Kommune; mehr Miteinander
- Optimierung der Arbeitsabläufe zwischen Kommune, Land und Bund (erhebliches Einsparpotenzial)
- Stadtmarketing: Im Wettbewerb der Regionen sind Stadtportale und Mobile Marketing mittlerweile ein Faktor ersten Ranges!
E-Government ist nicht nur eine Frage des Budgets
Wenn man die Anforderungen der User näher betrachtet, ist zu schlussfolgern, dass unter www.stadtname.de alles erreichbar sein muss, was im Interesse der User und der Kommune, seiner Bürger und Gewerbetreibenden, liegt. Dazu bedarf es, neben dem Budget, einer klaren Weichenstellung und eindeutiger Kompetenzzuweisung bereits im Change Management, erst recht beim eigentlichen Projekt.
Für den Abschluss von Kooperationsverträgen empfiehlt es sich, ein klar umrissenes Zeitbudget vorzusehen. Die Kommune sollte zunächst eine Ausschreibung vornehmen, um Interessebekundungen privater Partner einzuholen. Mit den Partnern ist im Grundsatz eine Einigung zu erzielen, dies schafft zum einen Sicherheit für erste Investitionsentscheidungen und zum anderen den notwendigen Druck, um die Verhandlungen schnell abzuschließen.
Die Weichen richtig stellen
Ein Vertrag könnte vorsehen: Eine Betreibergesellschaft, an der sowohl der private Partner als auch die Kommune gesellschaftsrechtlich beteiligt ist, übernimmt den Betrieb des Systems, verpflichtet sich gegenüber der Kommune, hierzu bestimmte Leistungen bereit zu stellen, und erhält im Gegenzug das Nutzungsrecht an der Domain.
Dabei ist darauf zu achten, dass die Kommune entweder eine Stellung als Mehrheitsgesellschafterin oder als qualifizierte Minderheitsbeteiligung bekommt.
Ebenso wie bei klassischen Medienunternehmen (Rundfunk, Print) wird bei dem Betrieb eines Stadtinformationssystems mit E-Commerce-Plattform zunächst mit einer längeren finanziellen Durststrecke zu rechnen sein. Demnach ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Vertragspartner den langfristigen finanziellen Atem vertraglich absichern.
Sinnvoll ist es, den Investitionswillen der privaten Partner in einem separaten Konsortialvertrag zu dokumentieren.
Der Betreibervertrag regelt die Leistungspflichten der Kommune einerseits und der Betreibergesellschaft andererseits. Der Vertrag enthält des Weiteren ein Pflichtenheft (...) für die von der Betreibergesellschaft gegenüber der Öffentlichkeit und der Verwaltung zu erbringenden Leistungen.
Um alle definierten Leistungen erbringen zu können, erhält die Betreibergesellschaft von der Kommune das Recht, den Domainnamen der Kommune zu nutzen.
Die Kommune stellt die Betreibergesellschaft von allen Ansprüchen Dritter frei, die sich auf die von ihr bereitgestellten Verwaltungsinhalte beziehen. Die Betreibergesellschaft dagegen erteilt die entsprechende Freistellung für ihre eigenen Inhalte.
Zweckmäßigerweise vereinbaren die Vertragspartner eine längere Festlaufzeit. Sonderkündigungsrechte stehen der Kommune zu. Sonderkündigungsrechte können auch für die Betreibergesellschaft vereinbart werden, wenn der Betrieb "wirtschaftlich unzumutbar" geworden ist.
Ein Modell nach dem PPP-Prinzip setzt jedoch voraus, dass das Geschäftsmodell dem privaten Partner eine ausreichende Refinanzierungschance für seine Investitionen in das Portal ermöglicht.